BOS:n hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisvinkit

Mitä on opittu onnistuneista ja vähemmän onnistuneista tilausjärjestelmien käyttöönotoista? BOS on koonnut nämä vinkit organisaatioilta, jotka ovat siirtyneet hankinnasta maksuun -prosesseissaan digitaaliseen tilaamiseen. Vinkit sopivat myös niille, jotka ovat jo pitkään käyttäneet järjestelmiä tilaamiseen ja ostolaskujen käsittelyyn.

Lähtötila hankkeissa on ollut, että osto-oikeudelliset ovat tehneet tilauksia toimittajille soittamalla, käymällä myymälöissä ja lähettämällä sähköpostia.

Tavoitetila on ollut sitouttaa organisaatio yhteen ja samaan ostoprosessiin, ostojen ohjaaminen sopimustoimittajille ja ostojen tekeminen sopimushinnoin. Lisäksi on haluttu keventää hankinnasta maksuun -prosessia korvaamalla manuaalista ostolaskujen käsittelyä automaattisella täsmäytyksellä. Joillekin organisaatioille on ollut olennaista, että tilaamisesta jää järjestelmään jälki.

5 matkan varrelta opittua vinkkiä onnistuneeseen
tilausjärjestelmän käyttöönottoon

1. Johtajana sitoudu aidosti ja pitkäjänteisesti hankinnasta maksuun -prosessin kehittämiseen

Kehittämishanke on monivuotinen projekti, jossa vaanii koko ajan vanhaan toimintamalliin lipeämisen vaara.

Luo pitkän tähtäimen tavoitetila ja välitavoitteet ja tuo ne toistuvasti esille. Palkitse tavoitteiden saavuttamisesta ja uuden mallin noudattamisesta. Niskuroijille viesti on selvä: Vanhaan toimintamalliin ei palata.

2. Varaudu työtä vaativaan toiminnan kehityshankkeeseen äläkä pelkästään IT-projektiin

Pelkkä tekniikka ei riitä, kun vastassa ovat monikymmenvuotisetkin vanhan toimintamallin perinteet. Vahingollisinta hankkeissa on, että vanha toimintamalli jää elämään eikä uutta toimintamallia oteta riittävän laajasti käyttöön. Näin vanhan toimintamallin kustannukset jäävät rasittamaan, ja kun uusi malli ei tuota hyötyjä, niin hanke tuottaa jatkuvia tappioita.

Selvitä määrävälein ketkä eivät siirry uuteen toimintamalliin ja miksi eivät siirry – ovatko kyseessä todelliset syyt vai tekosyyt? Jos oma aika ei riitä toiminnan analysointiin ja väärän toimintamallin oikaisuun, hanki organisaation ulkopuolinen resurssi uuden toimintamallin jalkautukseen.

3. Hanki helppokäyttöinen järjestelmä ja kaikki tarvitsemasi katalogit

Mikäli tilaaminen takkuaa tai tilaaja ei löydä tarvitsemiaan tuotteita katalogeilta, niin tilaaja soittaa toimittajalleen tilauksen tai alkaa tilaamaan yhden euron vapaatekstitilauksia. Eikä tavoitteita näin saavuteta. Järjestelmä ei saa tulla missään vaiheessa esteeksi tai edes hidasteeksi tilaajan tehdessä ostoehdotusta. Järjestelmässä tulee olla kehittynyt hakutoiminto tukemaan ad-hoc-ostamista ja toistuvaisostojen tukemiseen copy-paste-toiminnot.

Käy läpi järjestelmätoimittajan referenssit ja varmista, että järjestelmä on helppokäyttöinen. Kysy referensseiltä myös katalogimäärää – keskimäärin tarvitaan 40-80 katalogia, jotta laajan organisaation hajautettu osto-organisaatio voi tehdä päivittäiset ostonsa.

4. Tarvittaessa vaiheista käyttöönotto

Tunnista vaiheistamisen tarve arvioimalla organisaatiosi tilausoikeudellisten vastaanottokyky uusille asioille. Esim. rakennustoimialalla ollaan muutosvastaisempia kuin terveydenhuollossa. Alussa ei välttämättä edes kannata edellyttää tilaajalta ostoehdotuksen tiliöintiä tai hyväksyttämistä, koska ne vaikeuttavat tilaamista. Jos rakennustyömaan esimies on viikon poissa eikä kukaan hyväksy ostoehdotusta, niin tavara ei tule tontille, jolloin tilaaja hylkää järjestelmän. Ostolaskujen automaattista täsmäystäkään ei aivan tarvita alussa, koska ei ole olemassa digitaalisia tilauksia, joihin ostolaskuja täsmätä.

Tarvittaessa vaiheista käyttöönotto. Varmista, että digitaalinen tilaaminen on kaikille myönteinen ja helppo asia ennen kuin siirryt seuraavaan vaiheeseen, esim. tiliöintiin tai hyväksyntäkiertoon.

5. Viesti pysyvyydestä: Uuden toimintamallin mukainen järjestelmä on pysyvä eikä pilotti!

Jos osto-oikeudelliset saavat tietää tai olettavat, että uuden toimintamallin mukana tullut tilausjärjestelmä on jonkin sortin kokeilu tai pilotti, niin ainoastaan tunnollisimmat työntekijät siirtyvät käyttämään järjestelmää. Tällöin toiminnan muutoshanke on tuomittu epäonnistumaan eikä tavoitteisiin päästä, koska järjestelmän käyttöaste jää alhaiseksi.

ÄLÄ JÄÄ ”VANHA TOIMINTAMALLI JÄÄ PÄÄLLE EIKÄ UUTTA TOIMINTATAPAA KÄYTETÄ RIITTÄVÄN LAAJALTI” -LOUKKUUN!

Viesti muutoksesta jämäkästi: Tämä on uusi toimintamalli, ja järjestelmä on tuotantokäytössä päivästä yksi alkaen. 

Entä jos on jo käytössä hankinnasta maksuun -työkalut, mutta homma ei toimi?

Entä jos organisaatiolla on jo käytössä tilausjärjestelmä hankinnasta maksuun -prosessissaan, mutta järjestelmä on vajaakäytössä eikä tavoitteisiin, automaatiohyötyihin ja/tai prosessisäästöihin olla päästy?

Tällöin:

  • Selvitä mitkä ovat prosessin ongelmat
  • Varmista, että hankkeella on johdon tuki
  • Resursoi analysointi- ja ohjaustoimenpiteet – BOS voi auttaa tässä
  • Anna lupaus ongelmien poistamisesta
  • Poista syyt ja tekosyyt ja todenna edistyminen

Haluatko tietää lisää?

Ota yhteyttä, niin keskustellaan.