BOS-järjestelmän rekisteriseloste

Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 10.10.2015. Viimeisin muutos 15.11.2019.

1.Rekisterinpitäjä
Back Office Services Oy BOS (jäljempänä myös BOS), Y-tunnus: 0981057-9

Klovinpellontie 1-3 TORNI 1

02180 ESPOO

puh. +358 50 554 8400

esa.saukkonen@bos.fi

2.Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Esa Saukkonen

Klovinpellontie 1-3

02180 ESPOO

puh. +358  50 554 8400

esa.saukkonen@bos.fi

3.Rekisterin nimi
BOS System Registry – BOS-järjestelmän sisältämä asiakas- ja toimittajatietorekisteri

4.Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteri mahdollistaa asiakkaiden ja toimittajien käyttöoikeudellisten henkilöiden tunnistamisen, BOS-järjestelmän toimintoihin pääsyoikeuksien valvonnan, digitaalisen tilaamisen ja tilaus-/toimitusprosessin valvonnan asiakkaiden ja toimittajien välillä ja digitaalisen hinnastojakelun asiakkaan osoittamille asiakkaille.

5.Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää BOS-järjestelmäkäyttäjien sähköpostiosoitteet, nimet ja puhelinnumerot, käyttäjätunnukset ja salasanat, digitaalisen tilaamisen edellyttämät, asiakkaan organisoitumista koskevat hallinnolliset tiedot ja digitaalisen hinnastojakelun edellyttämät asiakasyhteyksiin liittyvät hallinnolliset tiedot.

6.Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaan pääkäyttäjiltä kun nämä tekevät hallinnolliset muutokset, asiakkaan järjestelmästä toistuvasti tehtävien tiedonsiirtojen avulla ja BOS-helpdeskin tekemien hallinnollisten muutosten avulla.

7.Henkilötietojen säilytysaika
Tiedot poistetaan 5 vuoden kuluessa asiakassuhteen/tarpeen loppumisesta.

8.Tietojen säännönmukaiset luovutukset
BOS ei luovuta rekisteritietoja kellekään säännöllisesti. Viranomaispyynnöt käsitellään yksittäistapauksina.

9.Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
BOS (mukaan lukien BOS-alihankkijat) eivät siirrä tietoja ETA:n tai EU:n ulkopuolelle.

Rekisteri säilytetään Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Myös varmuuskopiot säilytetään Suomessa.

Tietoja ei tulosteta BOS:n tietoturvakäytännön mukaan paperille (rekisteristä ei ole olemassa ns. manuaalista aineistoa).

Rekisteröityjen henkilötietoja BOS:n lukuun käsittelee Valtti Kumppanit Oy, Tekniikantie 14, 02110 Espoo.

10.Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on suojattu tietoteknisin ohjelmistoin ulkopuolisten palvelu-/tietopyyntöjen estämiseksi. Ohjelmistot perustuvat menetelmiin, jotka ovat markkinoilla yleisesti käytettyjä ja hyväksyttyjä vastaavan tasoisten rekisterien suojaamiseksi. Muutokset rekisteriä suojaavaan teknologiaan ja ohjelmistoihin tarkastetaan aina vastuuhenkilöiden toimesta. Vain pääsyoikeudet omaavat henkilöt pääsevät näkemään ja käsittelemään tietoja. Pääsyoikeudet tietoihin vain BOS:n niillä työntekijöillä, joiden työ edellyttää tietoihin käsiksi pääsyä. Nämä työntekijät ovat allekirjoittaneet yhtiön salassapitosopimuksen. Nämä työntekijät ovat myös antaneet työnantajalle mahdollisuuden suorittaa ns. suppea tietoturvaselvitys henkilöiden luotettavuuden selvittämiseksi.

11.Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti BOS-helpdeskiin. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle BOS:n ja asiakkaan välisen sopimuksen mukaisessa ajassa.

12.Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä ei ole oikeutta pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”), koska kirjanpitolainsäädäntö edellyttää BOS:ia säilyttämään kaikki järjestelmän käytön aikana syntyneet tiedot.